Quy trình vận hành hệ thống spa là gì?
Quy trình vận hành hệ thống spa được hiểu là trình tự các hoạt động được chủ spa hoặc quản lý sắp xếp để xử lý cho từng công việc, vấn đề, sự kiện thường xuyên xảy ra tại spa, nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Nhờ quy trình vận hành, khách hàng đến spa sẽ được trải nghiệm dịch vụ một cách đồng nhất, ở mức độ phục vụ cao nhất, tránh gặp phải các thiếu sót không mong muốn. Nhân sự của spa được hướng dẫn và dễ dàng phối hợp với nhau thông qua các hướng dẫn trong quy trình.
Giải đáp quy trình vận hành hệ thống spa là gì
Lợi ích khi xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa
Dưới đây là một số lợi ích tuyệt vời khi chủ spa xây dựng được quy trình vận hành hệ thống hiệu quả:
- Trải nghiệm khách hàng đồng nhất: Với quy trình vận hành hệ thống spa rõ ràng, mọi khách hàng đến trải nghiệm cùng một dịch vụ sẽ được phục vụ một cách đồng nhất. Không còn cảnh mỗi khách đến một kiểu, mỗi lần đến đều khác nhau. Từ đó, trải nghiệm khách hàng đối với dịch vụ của spa sẽ được đánh giá tốt hơn.
- Thể hiện sự chuyên nghiệp: Quy trình vận hành hệ thống tại spa sẽ hướng dẫn rõ ràng các bước khi thực hiện công việc, giải quyết vấn đề nhằm đem tới trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng. Mỗi bước đều được nghiên cứu kỹ càng và điều chỉnh sao cho phù hợp, khách hàng hài lòng nhất. Vì vậy, nó tạo nên sự chuyên nghiệp cho spa, không chỉ đối với khách hàng mà còn đối với nhân sự đang làm việc.
- Đào tạo nhân viên dễ dàng hơn: Quy trình vận hành hướng dẫn kỹ càng các bước làm việc. Vì vậy, nhân viên mới tại spa sẽ nhanh chóng bắt nhịp công việc, thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Nhờ vậy, việc đào tạo nhân viên trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, không còn là vấn đề khó khăn đối với chủ và quản lý spa.
- Tránh được nhiều sai sót không mong muốn: Các bước đều được hướng dẫn theo trình tự theo quy trình. Nhân sự spa chỉ cần thực hiện theo các bước và chỉ dẫn. Do đó, việc sai sót sẽ được kiểm soát, hạn chế xảy ra.
- Thuận tiện hơn khi mở chi nhánh, spa mới: Vì các quy trình đều được đóng gói và xây dựng chi tiết, rõ ràng, các spa có quy trình vận hành hệ thống hiệu quả sẽ dễ dàng mở và hoạt động chi nhánh, spa mới. Thật vậy, chủ spa không cần lo lắng quy trình làm việc nữa mà chỉ cần áp dụng quy trình vận hành hệ thống từ cửa hàng, chi nhánh cũ. Việc mở chi nhánh, spa mới được giảm bớt nhiều rào cản.
Bí quyết xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa hiệu quả
Có thể thấy, quy trình vận hành hệ thống spa hiệu quả đem tới nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh spa. Tuy nhiên, không phải chủ spa nào cũng biết cách xây dựng các quy trình này hoạt động tốt, đem tới sự hài lòng cho khách hàng. Thậm chí, có không ít trường hợp quy trình vận hành không hợp lý khiến khách hàng tụt giảm, khiến việc kinh doanh spa gặp khó khăn. Vậy xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa hiệu quả có bí quyết gì?
Bí quyết xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa hiệu quả
Các quy trình cần xây dựng khi vận hành hệ thống spa
Tuỳ thuộc vào quy mô, khả năng tài chính, nguồn nhân lực, spa sẽ có các công việc thường xuyên thực hiện khác nhau. Từ đó, số lượng quy trình cần xây dựng khi vận hành hệ thống spa cũng sẽ khác nhau, phụ thuộc vào số lượng công việc thường xuyên thực hiện. Thông thường, các spa đều sẽ cần xây dựng một số quy trình làm việc quen thuộc dưới đây:
- Quy trình công việc thường ngày: Mở cửa, tiếp khách, tư vấn cho khách hàng về sản phẩm và dịch vụ, liệu trình trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ cho từng loại, tiễn khách ra về, chăm sóc khách hàng, đóng cửa, vệ sinh cửa hàng,...
- Quy trình Marketing: Tạo nội dung, triển khai sự kiện, chạy quảng cáo, trực Fanpage, viết kịch bản, quay video, viết bài PR, SEO,...
- Quy trình kế toán: Ghi nhận chi phí, kiểm kê hàng tồn kho, tính lương, thanh toán lương, thanh toán chi phí, đóng thuế, đóng bảo hiểm xã hội,...
- Quy trình nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới, đào tạo định kỳ, đánh giá tăng lương thăng chức, nghỉ việc, cho thôi việc, tổ chức tiệc nội bộ, đi du lịch,...
- Quy trình quản lý: Giải quyết vấn đề, bồi thường khách hàng, giải quyết khủng hoảng truyền thông, kỷ luật nhân sự, khen thưởng nhân sự,...
Những điều nên tránh khi xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa
Những điều nên tránh khi xây dựng quy trình vận hành hệ thống cho kinh doanh spa
Dưới đây là một số sai lầm các chủ spa và quản lý nên tránh khi muốn xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa hiệu quả cho mình.
- Không tham khảo nghiên cứu tài liệu, đối thủ và các quy trình hiệu quả từ các bên cung cấp dịch vụ làm đẹp khác: Điều này khiến chủ spa và quản lý bỏ lỡ kho tài liệu hiệu quả, từ đó tốn nhiều thời gian nghiên cứu, ứng dụng, sửa đổi. Thậm chí, nếu giai đoạn này kéo dài, khách hàng sẽ bỏ spa, lựa chọn các đơn vị làm đẹp khác thay thế.
- Không phân công công việc trong các bước một các rõ ràng: Điều này sẽ khiến cho nhân sự của bạn không nhận được hướng dẫn cụ thể, không biết trách nhiệm của mình ở đâu. Từ đó, hiện tượng làm việc quan liêu, nhân sự nhàn rỗi không làm việc sẽ xảy ra. Thậm chí, chủ spa sẽ phải đối mặt với việc nhân sự đùn đẩy trách nhiệm, hiệu quả công việc kém khiến khách hàng khó chịu.
- Không cân đối nguồn lực tài chính và nhân lực: Xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa cần đảm bảo phù hợp với tình hình tài chính, nhân lực hiện tại. Nhiều chủ spa, đặc biệt là spa vừa và nhỏ dễ mắc phải sai lầm này khi xây dựng quy trình vận hành hệ thống. Họ mong muốn đem tới những bước phục vụ tốt nhất cho khách hàng với những sản phẩm tốt nhất. Tuy nhiên, để thực hiện điều này, nhân sự cần có nhiều kinh nghiệm. Họ sẽ cần mức lương hấp dẫn để có thể ở lại làm việc. Từ đó chi phí lương cao. Thêm nữa, các sản phẩm tốt nhất sẽ cần chi trả mức chi phí cao. Kết hợp hai yếu tố này, giá thành dịch vụ của spa sẽ tăng lên, khiến spa khó có thể cạnh tranh về giá và trở nên kém hấp dẫn hơn với đối thủ khác, không còn phù hợp với quy mô spa vừa và nhỏ hiện tại.
- Không tối ưu điều chỉnh: Rất khó để có được một quy trình vận hành hệ thống spa không cần sửa đổi, phù hợp mọi giai đoạn hoạt động của spa. Vì vậy, việc các chủ spa và quản không tối ưu điều chỉnh quy trình vận hành một cách thường xuyên, đều đặn được đánh giá là một sai lầm có ảnh hưởng lớn đến hoạt động. Các bước quy trình không còn phù hợp sẽ khiến khách hàng khó chịu, không cảm thấy được sự chuyên nghiệp. Từ đó, việc khách hàng rời đi là chuyện sớm muộn.
Những điều nên nhớ khi xây dựng quy trình vận hành hệ thống cho spa
Từ các sai lầm dễ gặp ở trên, người quản lý và chủ spa nên dành thời gian nghiên cứu tìm tòi tài liệu, cũng như tham khảo đối thủ và các cơ sở làm đẹp khác để hoàn thiện các bước trong quy trình vận hành của mình. Ngoài ra, việc phân công công việc cho nhân sự trong spa một cách rõ ràng trong các quy trình là điều rất cần thiết để nhân sự nắm rõ nhiệm vụ và thực hiện công việc. Hơn nữa, quy trình vận hành hệ thống tại spa cần đảm bảo cân đối với nguồn lực tài chính và nhân lực của spa, tránh việc theo đuổi mức độ hoàn hảo. Thêm nữa, khi xây dựng quy trình vận hành, chủ spa và quản lý không chỉ cần thử nghiệm và theo dõi hiệu quả để sửa đổi, mà còn cần phải cập nhật xu hướng mới nhất để điều chỉnh lại.
Những điều nên ghi nhớ khi xây dựng quy trình vận hành hệ thống cho kinh doanh spa
Mặt khác, chủ spa và người quản lý khi thực hiện xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa cần ghi nhớ những vấn đề sau:
- Liệt kê hết các công việc thường xuyên thực hiện tại spa và xây dựng các quy trình thực hiện các công việc này.
- Các quy trình cần phải được liệt kê rõ ràng các bước, mô tả các thực hiện, người phụ trách từng bước cũng như tiêu chí đánh giá đạt, không đạt, những điều không nên thực hiện.
- Đặt mình vào vị trí khách hàng để đưa ra các hoạt động khiến khách hàng hài lòng và thoải mái nhất.
- Đào tạo kỹ càng nhân sự, đảm bảo nhân sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng thuộc quy trình và thực hiện nhuần nhuyễn chúng.
- Xây dựng chính sách thưởng phạt đối với các nhân sự làm tốt quy trình, đem lại hiệu quả công việc tốt, được khách hàng khen ngợi và các nhân sự làm sai quy trình, gây khó chịu cho khách hàng.
- Xây dựng khung đánh giá năng lực nhân sự dựa trên khả năng thực hiện quy trình vận hành hệ thống spa của họ, từ đó, thúc đẩy họ nghiêm túc triển khai quy trình ở mức độ tập trung cao nhất.
- Không ngừng tiếp thu ý kiến từ khách hàng để sửa đổi, cải thiện quy trình.
- Đảm bảo mọi công việc trong spa cần có quy trình làm việc rõ ràng tương ứng.
- Ứng dụng công nghệ và trí tuệ nhân tạo để đơn giản hoá các bước và tiết kiệm thời gian, công sức của nhân sự.
Trên đây là các bí quyết giúp nhiều chủ spa và quản lý xây dựng quy trình vận hành hệ thống spa hiệu quả, được nhiều khách hàng yêu thích. Mong rằng, bạn có thể nắm vững được các bí quyết này để ứng dụng vào spa của mình. Học viện spa Hà Minh Châu sẵn sàng trả lời các câu hỏi về quy trình vận hành hệ thống cho spa của bạn không mất phí.
