7+ cách quản lý spa hiệu quả - chuyên nghiệp nhất hiện nay

Quản lý spa là gì?

Quản lý spa được hiểu là việc kiểm soát các nguồn lực tài chính, nhân sự,... của spa để đạt được doanh số cao, được nhiều khách hàng ưa thích, từ đó đem về lợi nhuận cao nhất. Quản lý spa bao gồm những hoạt động như:

• Lập kế hoạch kinh doanh.
• Lập kế hoạch phát triển sản phẩm, dịch vụ.
• Quản lý nhân sự.
• Lập chiến lược Marketing.
• Quản lý tài chính.
• Quản lý tồn kho.
• Quản lý các vấn đề của khách hàng.

Quản lý spa là công việc gì?

7+ cách quản lý spa hiệu quả - chuyên nghiệp nhất hiện nay

Có thể thấy, công việc quản lý spa tương đối phức tạp, đòi hỏi chủ spa có nhiều kỹ năng, kinh nghiệm cũng như kiến thức về các hoạt động liên quan. Tuy nhiên, không phải ai cũng có đủ kiến thức, kỹ năng thực hiện tốt tất cả các hoạt động này. Dưới đây là một số kinh nghiệm được đúc kết cho chủ spa học hỏi cách quản lý spa hiệu quả, chuyên nghiệp được sử dụng nhiều nhất hiện nay.

Lập kế hoạch kinh doanh

Đây là điều quan trọng đầu tiên mà mọi chủ spa muốn quản lý spa hiệu quả đều cần nắm vững. Kế hoạch kinh doanh cần được xây dựng cho cả ngắn hạn và dài hạn. Kế hoạch kinh doanh cần thể hiện rõ:

• Mô hình spa muốn theo đuổi.
• Sản phẩm và dịch vụ cung cấp.
• Các đầu mục công việc.
• Mục tiêu.
• Ngân sách.
• Nhân sự.
• Phân bổ ngân sách,...

Lập kế hoạch kinh doanh rất quan trọng trong quản lý spa

Để thực hiện tốt hoạt động lập kế hoạch kinh doanh spa, chủ spa cần:

• Có kiến thức mô hình quản lý spa để lựa chọn mô hình phù hợp cho spa của mình.
• Xác định chiến lược phát triển và hướng đi cho spa trong thời gian ngắn và tương lai dài.
• Đặt mục tiêu rõ ràng cho spa đảm bảo theo nguyên tắt SMART.
• Lên ý tưởng và kế hoạch rõ ràng cho các công việc cần thực hiện.
• Lập kế hoạch chi tiết về ngân sách, nhân sự, chi tiêu,... để đạt mục tiêu SMART.
• Nghiên cứu thị trường, đối thủ để có sự so sánh, đối chiếu và lập kế hoạch thực tế.
• Nghiên cứu khách hàng để đưa ra các chiến lược phù hợp nhu cầu.

Lập kế hoạch phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ

Hoạt động kinh doanh spa sẽ khó đột phá và duy trì sự tăng trưởng nếu sản phẩm và dịch vụ spa cung cấp bị thụt lùi, giậm chân tại chỗ, không phù hợp với thị trường. Để tránh vấn đề này, chủ spa cần lập kế hoạch phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của mình một cách thường xuyên, liên tục trong cách quản lý spa hiệu quả và chuyên nghiệp. Cụ thể:

• Không ngừng cải tiến trải nghiệm khách hàng trong dịch vụ hiện tại cung cấp với việc giải quyết nhược điểm, phát huy ưu điểm.
• Thay thế các sản phẩm hoặc dịch vụ không tốt.
• Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ mới, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
• Không ngừng thu thập ý kiến của khách hàng để có dữ liệu thực tế cải tiến và phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ.

Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự trong cách quản lý spa hiệu quả và chuyên nghiệp như thế nào?

Quản lý nhân sự là hoạt động quan trọng trong cách quản lý spa hiệu quả và chuyên nghiệp để đem tới sự phát triển bền vững trong kinh doanh spa. Thật vậy, nhân sự là cốt lõi cho sự phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Spa cũng không ngoại lệ. Hoạt động quản lý nhân sự bao gồm:

• Tuyển dụng nhân sự: Chất lượng tuyển dụng có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả làm việc của nhân sự, từ đó tác động đến hoạt động của spa. Vì vậy, chủ spa khi tuyển dụng nhân viên nên đánh giá năng lực của họ một cách cẩn thận để đảm bảo rằng những người được tuyển dụng phù hợp với văn hoá doanh nghiệp và có khả năng đáp ứng công việc ở hiệu quả tốt. Spa là ngành đặc thù, do đó, hãy ưu tiên tuyển những người có kinh nghiệm để tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo.
• Đào tạo nhân sự: Kể cả những nhân sự có nhiều kinh nghiệm cũng cần được đào tạo để làm quen với văn hoá doanh nghiệp, cũng như có kiến thức chính xác về sản phẩm và dịch vụ spa cung cấp. Vì vậy, trong cách quản lý spa hiệu quả chuyên nghiệp, chủ spa cần xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự kỹ càng, bao gồm kiến thức sản phẩm hoặc dịch vụ, thông tin và văn hoá doanh nghiệp. Đối với nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm, đào tạo kỹ năng làm việc và kiến thức chuyên môn là rất cần thiết.
• Tạo quy trình làm việc: Spa muốn vận hành trơn tru cần có quy trình làm việc rõ ràng để mọi nhân sự có hướng dẫn cụ thể để thực hiện các công việc quan trọng. Chủ spa hoặc người quản lý spa cần tạo nên quy trình làm việc hợp lý gồm quy trình khi mở cửa hàng, đóng cửa hàng, vệ sinh dụng cụ trang thiết bị, tuyển dụng, thanh toán chi phí, mua hàng, nghỉ phép, thực hiện các dịch vụ spa, thực hiện các chiến dịch Marketing, đón khách, chăm sóc khách hàng sau dịch vụ, chốt sale,... Lưu ý, mọi quy trình cần có phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng vị trí.
• Tạo văn hoá doanh nghiệp: Văn hoá doanh nghiệp giúp định hướng các nhân sự theo cùng một hệ giá trị. Chủ spa và người quản lý nên xác định các giá trị cốt lõi mà spa muốn theo đuổi. Đây cũng là kim chỉ nam giúp xây dựng quy trình làm việc, đào tạo và tuyển dụng nhân sự đồng nhất. Lời khuyên rằng văn hoá doanh nghiệp nên thúc đẩy nhân sự phát triển, thưởng phạt công minh, hướng tới kết quả thực tế rõ ràng.

Lập chiến lược Marketing

Chiến lược Marketing là một yếu tố quan trọng trong cách quản lý spa hiệu quả và chuyên nghiệp. Chủ spa hoặc người quản lý nên là người chịu trách nhiệm cuối cùng, duyệt các chiến lược Marketing để đảm bảo chúng đi theo đúng hướng kế hoạch kinh doanh cũng như tuân theo đúng các giá trị mà spa theo đuổi. Chiến lược Marketing có thể bao gồm các hoạt động offline hoặc online tuỳ thuộc vào mục tiêu đề ra. Lưu ý rằng, mỗi chiến lược Marketing được xây dựng đều cần có mục tiêu SMART kèm theo để đánh giá hiệu quả.

Quản lý tài chính

Việc quản lý spa hiệu quả và chuyên nghiệp không thể thiếu việc quản lý tài chính. Nếu xảy ra bất kỳ sai sót nào trong công việc này, chủ spa phải chịu thiệt hại về tiền bạc ngay lập tức. Do đó, việc quản lý tài chính cần được thực hiện một cách cẩn thận bằng việc ghi nhận chính xác các khoản chi phí, nguồn tiền và kiểm soát, phân chia tài chính một cách kỹ càng. Dưới đây là một số khoản mục tài chính quan trọng mà chủ spa cần theo dõi khi quản lý spa:

• Chi phí lương.
• Chi phí mặt bằng.
• Chi phí trang thiết bị.
• Chi phí mỹ phẩm.
• Chi phí Marketing.
• Chi phí đào tạo.
• Chi phí tuyển dụng.
• Chi phí khác: nước, điện, thuế,...

Quản lý tồn kho

Trải nghiệm dịch vụ spa của khách hàng có thể bị gián đoạn trong trường hợp bạn không quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Để quản lý hàng tồn kho tốt, chủ spa và người quản lý cần thực hiện:

• Thống kê trang thiết bị, mỹ phẩm, dụng cụ, vật dụng,... để phục vụ hoạt động spa một cách thường xuyên, chính xác.
• Xây dựng kế hoạch mua bổ sung một cách kịp thời.
• Tính toán số lượng hàng tồn kho phù hợp tránh đọng vốn lớn, hao hụt tài chính.

Quản lý các vấn đề của khách hàng

Cách quản lý spa hiệu quả chuyên nghiệp không thể thiếu việc quản lý các vấn đề của khách hàng. Do đặc thù spa là ngành dịch vụ, trải nghiệm khách hàng là rất quan trọng do đó công việc này rất quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển lâu dài của spa. Chủ spa cần quan tâm đến những yếu tố sau khi quản lý các vấn đề khách hàng:

• Thông tin khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng giúp đảm bảo chủ spa có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin để liên hệ, chăm sóc. Lời khuyên là chủ spa có thể áp dụng công nghệ thông tin để quản lý thông tin khách hàng thay vì quản lý truyền thống bằng sổ sách ghi chép.
• Trải nghiệm khách hàng: Khách hàng cần được chăm sóc và đảm bảo trải nghiệm tốt nhất ở tất cả các hoạt động tiếp xúc với thương hiệu. Do đó, chủ spa cần xây dựng kế hoạch chăm sóc khách hàng một cách chỉn chu, thống nhất ngay khi khách hàng đến trải nghiệm dịch vụ, sau khi trải nghiệm, một thời gian sau khi trải nghiệm. Lời khuyên, để nâng cao trải nghiệm khách hàng khi sử dụng dịch vụ và sản phẩm, chủ spa có thể thường xuyên khảo sát ý kiến khách hàng.
• Vấn đề phát sinh và phàn nàn từ khách hàng: Chủ spa hoặc quản lý spa có nhiều kinh nghiệm sẽ cần đảm bảo các vấn đề phát sinh và phàn nàn của khách hàng được giải quyết một cách kịp thời, hợp lý. Để thực hiện điều này, các nhân sự cần được đào tạo kỹ càng với một quy trình giải quyết vấn đề rõ ràng.
• Khủng hoảng truyền thông: Chủ spa hoặc quản lý spa thường sẽ là người đại diện spa để xử lý khủng hoảng truyền thông, đảm bảo khách hàng tiếp tục tin tưởng và ủng hộ spa. Xử lý khủng hoảng truyền thông cần nhanh chóng với việc nhận lỗi kịp thời nếu có lỗi.

Một số kinh nghiệm để quản lý spa dễ dàng và thành công

Dưới đây là một số kinh nghiệm để quản vừa hiệu quả vừa dễ dàng được nhiều người ứng dụng thành công:

• Thuê nhân sự quản lý spa chuyên nghiệp trong trường hợp chủ spa chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý.
• Cử nhân sự spa tham gia các khoá học đào tạo chất lượng như tại Học viện spa Hà Minh Châu hoặc mời chuyên gia về đào tạo nâng cao tay nghề, kỹ năng nhân sự tại spa một cách thường xuyên.
• Thuê các nhân sự chuyên nghiệp thực hiện các hoạt động quan trọng của spa như trưởng phòng Marketing để lập chiến lược Marketing hiệu quả, kế toán trưởng để quản lý tài chính và hàng tồn kho, trưởng phòng chăm sóc khách hàng để quản lý, giải quyết vấn đề của khách hàng, giám đốc nhân sự để quản lý đội ngũ nhân viên.
• Sử dụng công nghệ vào quản lý spa như ứng dụng các phần mềm vào quản lý tài chính, quản lý hàng tồn kho, chăm sóc khách hàng, thực hiện chiến lược Marketing và quản lý nhân sự.
• Không ngừng học tập và nâng cao kiến thức quản lý spa để đem tới sự tăng trưởng cho spa bền vững.
• Trong giai đoạn xây dựng: Chủ spa cần có cả kiến thức chuyên môn và kỹ năng quản lý. Nếu yếu phần nào, bạn cần có kế hoạch học tập, nâng cao. Ngoài ra, trong giai đoạn này, chủ spa và người quản lý cần nhanh nhạy để nắm bắt ý ý tưởng kinh doanh tiềm năng.
• Trong giai đoạn phát triển: Chủ spa cần tập trung nâng cao vào kỹ năng xây dựng đội nhóm và kỹ năng giải quyết vấn đề. Ngoài ra, chủ spa cũng cần dành nhiều thời gian để sáng tạo, thay đổi và ứng dụng những điều mới trong quản lý spa.
• Trong giai đoạn trưởng thành: Chủ spa và quản lý spa cần mở rộng thị trường cho spa của mình và không ngừng nâng cao kỹ năng và kiến thức của bản thân. Bên cạnh đó, việc quản lý tài chính trong giai đoạn này cần hết sức chú trọng.
• Trong giai đoạn suy thoái: Chủ spa cần tìm kiếm nguyên nhân và xác định cơ hội, thách thức của chính mình. Ở giai đoạn này, việc tìm kiếm nguồn vốn để có nguồn lực phát triển là rất quan trọng. Ngoài ra, chủ spa cũng cần tối ưu chi phí bằng cách giữ lại các nhân sự tốt, cắt bớt các vị trí không cần thiết, đàm phán ưu đãi với nhà cung cấp,... Không chỉ vậy, chủ spa và người quản lý cần lập chiến lược Marketing mới, hiệu quả một cách nhanh chóng để vực lại hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, trên đây là 7 cách quản lý spa hiệu quả, chuyên nghiệp và kèm theo đó là một số kinh nghiệm quý báu được nhiều người ứng dụng thành công trong việc vận hành spa. Mong rằng, dựa trên những thông tin này, chủ spa và người đang có mong muốn kinh doanh spa có hướng đi phù hợp để thúc đẩy doanh số và quản lý spa tốt hơn. Nếu có câu hỏi nào liên quan đến quản lý spa, hãy để lại câu hỏi với Học viện spa Hà Minh Châu.